U vreme krize, kada su kapital i novac vrlo redak resurs, razmislite o tome da takvu situaciju iskoristite. Iako tako ne izgleda upravo u takvim vremenima su proizvođači i dobavljači IT usluga spremni da pregovaraju o uslovima, cenama i ugovorima. Ulaganje u tehnologiju u „sporijoj“ ekonomiji donosi uštede i do 50% kasnije. Dodatno lakše je uraditi preraspodelu internih kapaciteta (ljudi) jer je poslovanje u stagnaciji.
Proces upravljanja dobavljačima, odnosi sa dobavljačima i partnerstva moraju biti izuzetno jaka jer ćete raditi zajedno da napravite win-win dogovore. Nemojte se plašiti da izračunata koliko vas košta da promenite dobavljača. Uslovi nabavke i finansiranje nabavke od strane dobavljača su vrlo važni činioci pri donošenju odluke o nabavci hardvera i softvera. Odredite najbolji odnos cena i uslova plaćanja.
Takođe, važno je razumeti koji su finansijski pokretači za vašu kompaniju, odnosno šta je za vašu kompaniju važno u vezi sa finansijskim uslovima: gotovina, odloženo plaćanje, niska cena, kapitalni troškovi,… Odredite kako da maksimizujete sredstva kojima raspolažete. Na primer, jedna kompanija je tokom prve godine iznajmljivala bekap infrastrukturu, da bi sledeće godine od uštede kupila i postavila svoju sopstvenu.
U vremenima ekonomskog pritiska, razgovarajte sa dobavljačima softvera, hardvera i usluga i pokušajte napraviti bolje dogovore. Ekonomija pogađa sve i mnogi dobavljači ili partneri razumeju ovu činjenjicu i spremni su da postignu obostrano korisne dogovore. Razgovarajte i vidite kako vaši partneri mogu poraditi na snižavanju kratkoročnih troškova u očekivanju dugoročne saradnje. Ako niste u stanju da dobijete niže cene, pokušajte dobiti dodatne uslove kao što su obuka i konsalting. Nemojte se plašiti da ponudite dobavljaču ili partneru nešto od ovoga u duhu partnerskih odnosa. Takođe, konsolidujte svoje dobavljače. Umesto da kupujete od više njih i trošite vreme na pronalaženje najbolje ponude, pokušajte da konsolidujete svoju nabavku i sa jednim dobavljačem sklopite najbolje uslove (makar on jurio bolje uslove za vas) i na taj način uštedite vreme.
Radite godišnje procene vaših dobavljača. Uporedite ponude i uradite analizu. Ovo svakako zahteva neko vreme, ali postoji mogućnost da i ovo neko drugi radi umesto vas. Takođe, ovo podrazumeva da znate šta vam treba i šta već imate.
Programi lojalnosti, bilo formalni ili neformalni, skoro sigurno postoje kod mnogih dobavljača. Učestvujući u ovim programima (sastanci korisničkih grupa, govori o proizvodima na konferencijama i drugim događajima, učestvovanje u studijama slučaja,…), koji generalno doprinose uspešnosti dobavljača, donose razne prednosti: od besplatne obuke, popusta, besplatnog održavanja do raznih drugih beneficija. Pitajte dobavljača da li imaju program poverenja i lojalnosti ili probajte da uspostavite neformalni dogovor. Ponekad ćete možda moći iskoristiti ove pogodnosti da smanjite uticaj neophodnih rezova u budžetu.