Moguće da ste u poslednje vreme u Outlook-u primetili novi folder koji se zove Clutter.

Pitate se čemu služi?

Clutter predstavlja novu karakteristiku Outlook-a, za Office 365 korisnike, koja će izazvati sve sem ravnodušnosti kod korisnika.

Nekima će veoma značiti, dok će drugi ipak želeti da je isključe, kako im ne bi smetala.

Clutter je alat koji poslovnim korisnicima Office-a 365 , omogućava primenu Office Graph funkcionalnosti u Inbox-u. Sada se verovatno pitate…

Šta je Office Graph?

Office Graph je način na koji sistem povezujući Vaše dosadašnje aktivnosti, sadržaj i ljude sa kojima radite, uči o Vama i pravi mrežu podataka na osnovu koje Vam olakšava posao na različite načine.

Jedan od načina je i Clutter o kome će biti reči u nastavku teksta. Tu je takođe i Delve kom ćemo posvetiti poseban tekst u skorije vreme.

Najveća prednost koju nudi Office Graph je što sistem učenjem o Vašim aktivnostima, već prepoznaje kalupe ponašanja, i unapred Vam nudi određene opcije i pre nego što ih zatražite. Samim tim pravi uštedu vremena i povećava efikasnost obavljanja posla.

Međutim posebno je bitno naglasiti da aktivnosti koje označite kao privatne, takve i ostaju. Njih Office Graph ne uzima u obzir.

Da se vratimo na priču o Clutter folderu…

Clutter je dizajniran kako bi Vam pomogao da se fokusirate na najbitnije poruke u Vašem Inbox-u. Koristi mašinsko učenje kako bi sistemom filtriranja ,,prečistio’’ Inbox automatski, smeštajući poruke nižeg prioriteta u Clutter folder. Drugim rečima, Clutter uklanja poštu za koju smatra da Vam predstavlja smetnju, kako biste se fokusirali na ono što Vam je najbitnije.

Kako Clutter može da zna šta je meni prioritet a šta nije?

Kao što je već pomenuto, tu na scenu stupa Office Graph. Na osnovu pređašnjeg iskustva i ponašanja Clutter procenjuje prioritetnost mejlova koji Vam pristižu. Kada stignu poruke koje se ne podrazumevaju u visoko prioritetne, automatski su smeštene u Clutter folder. Kako vreme prolazi i usled prikupljanja sve više informacija, Clutter postaje ,,pametniji’’. Uči iz iskustva sa sličnim mejlovima, procenjuje rad sa najčešćim tipom sadržaja čak uči i iz načina na koji adresirate mejl. Učenje na osnovu prethodnog iskustva je okrenuto svakoj individui posebno, prilagodljivo je i efikasno, a što je najbitnije od svega, ne morate ništa da radite, pored uobičajenih aktivnosti, kako bi sistem primenjivao nove informacije koje je saznao o vašem svakodnevnom radu. Informacije koje Clutter saznaje o svakom korisniku posebno, su vidljive samo tom korisniku.

Kome Clutter predstavlja najveću vrednost?

Vrednost koju ova funkcionalnost pruža je očigledno značajnija ljudima koji primaju veliki broj mejlova. Drugim rečima, ukoliko primate nekih 20-30 novih mejlova dnevno, verovatno Vam Clutter neće biti preterano interesantan – međutim ukoliko se broj mejlova kreće oko 200-300 na dnevnom nivou, itekako ćete biti zainteresovani za ,,ličnog asistenta’’ koji će vršiti selekciju prema prioritetnosti mejlova.

Kako podesiti ovu opciju?

Obično je Clutter isključen u vašem inbox-u. Clutter možete podesiti tako što se ulogujete na vaš postojeći Office 365 nalog na https://login.microsoftonline.com , pristupite Outlook Online mailbox-u i u meniju Outlook Web App (OWA) koji se nalazi u gornjem desnom uglu, odaberete Options.

Zatim birate opciju Clutter, i sledeće što treba da uradite je da odlučite da li želite da omogućite rad Clutter-a( prva stavka) i da li želite da budete obavešteni o porukama koje su smeštene u Clutter folder(druga stavka). Nakon toga odaberete Save.

Clutter je najefikasniji za ljude kojima se mejlovi gomilaju u inboxu neprestano. On se pridržava vaših dosadašnjih email pravila(rools), i ukoliko ste ih do sada primenjivali kako biste organizovali inbox, ta pravila će i dalje nastaviti da se primenjuju i Clutter neće uticati na rad pravila.

I ono što nismo slučajno ostavili za kraj…

Razlika između Junk e-mail i Clutter opcije?

I Clutter i Junk e-mail isfiltriraju poruke pre nego što stignu u Inbox. Outlook se drži određenog redosleda filtriranja.

Na prvom mestu je Junk e-mail raspoređivanje mejlova, zatim Outlook vrši procesiranje pravila (ukoliko su podešena ). I na kraju, Clutter analizira preostale poruke i filtrira one koje obično ignorišete ili ne odgovarate na njih.

Koje poruke nikada neće biti smeštene u Clutter asistent i na šta se obraća posebna pažnja?

Poruke koje su:

• Vaše
• Kolega sa kojima komunicirate
• Vaši direktni izveštaji

Clutter pregleda različite aspekte poruka kako bi procenio šta to najčešće preskačete da pročitate, na primer:

• Pošiljaoca
• Da li ste učestvovali u konverzaciji?
• Da li ste jedini primalac?
• Važnost poruke

Kako se Vaše navike menjaju tako im se i Clutter prilagođava.