Snizite nivoe servisnih usluga
Bilo koji model za IT usluge da se koristi, razmislite o mogućnostima za smanjenje servisnih nivoa da biste ostvarili uštede. Na primer, ako možete dobiti 90% servisa za nižu cenu, možda vredi razmisliti o tome. Kompanije koje pružaju IT usluge, hosting ili održavanje tipično imaju nekoliko nivoa usluga: zlatni, srebrni, bronzani, … Pokušajte da razumete koje sve usluge dobijate na svakom nivou i poslovni uticaj koji bi bio ako pređete na niži nivo usluga. Takođe, nije loše razmisliti o grupisanju opreme ili softvera u različite nivoe podrške. Na primer, servisi koji su kritični zahtevaju visok nivou usluga održavanja i podrške dok nekritične servisi mogu biti na značajno nižem nivou podrške i održavanja.
Istražite uticaj smanjenja nivou usluga na poslovanje. Da li bi ostvarene uštede ako bi razrešenje i odziv bili u roku od 4 sata umesto 1 sata. Fokus je na poslovni uticaj. Da li ste u mogućnosti da kategorizujete specifične nekritične probleme da bi ste radukovali vreme odziva istovremeno održavajući kritične stvari na visokom nivou prioriteta? Vrlo je moguće da ćete otkriti da su mnoge stvari u ovom delu dizajnirane za mnogo viši nivo nego onaj koji je vama potreban. Ovo je često zbog toga što se pretpostavlja maksimalni i najbolji nivo usluga koji je zahtevan bez razmišljanja o alternativama ili troškovima. Veoma je važno da se o nivoima usluga diskutuje sa činjenicama i merljivim podacima o korišćenju. Na taj način se povećava transparentnost i uviđa vrednost ali i mogućnost kontrole nad IT-jem umesto česte percepcije o nemogućnosti bilo kakve kontrole i troškova IT-a (alternativa ovome je potpuno odsecanje, što je loše).
Moguće je da kompanija implementira određene projekte sa prevelikim kapacitetom zbog toga što ne zna, na početku, kolika će biti upotreba. Kasnije je veoma važno da se analiziraju implementirani sistemi da se vidi da li je moguće smanjiti kapacitet i posledično troškove. 99.999% 24/7 nivo usluge je izuzetno skup, a može se ispostaviti, tokom analize, da je u stvari potrebno samo 11 sati dnevno radnim danima (pon-pet). U tom slučaju itekako ima smisla razmišljati o redukovanju kapaciteta i uštedama koje proizilaze.
Implementirajte kulturu svesti o troškovima
Efikasno i održivo upravljanje troškovima nasuprot jednokratnim akcijama snižavanja troškova zahteva adekvatno vođenje sa vrha organizacije kao i adekvatnu kulturu. Knjige su napisano na temu efikasnog i kontinuiranog unapređenja kulture i svesti o troškovima i fokus je uvek da se postigne održivo upravljanje troškova. Kultura kontinuiranog unapređenje ukazuje da postoji prostor za unapređenje; morate kontinuirano da gledate gde su moguća unapređenja. Kontinuiran fokus je važan bilo da je u pitanju snižavanje troškova putovanja ili nabavke kancelarijskog materijala. Rukovodstvo mora da bude uzor za ovakvu kulturu. Model ponašanja na koji se drugi ugledaju. Ako se rukovodstvo rasipa, a očekuje da svi ostali štede, to jednostavno neće da funkcioniše. Kultura svesti o troškovima mora biti svačiji posao, a ne samo pojedinih odeljenja ili pojedinaca.
Posledično, ako se želi implementirati ovakva kultura u kompaniji moraju se jasno komunicirati ciljevi među svima u kompaniji. Ljudi će naći prilike za uštedu na mnogo sitnih mesta.
Važno je da imate jasnu odgovornost za sniženje troškova. Kada identifikujete mogućnost za potencijalne uštede dodelite pojedinci zadatak da se postara da se ove uštede zapravo i dese. Postarajte se da merenje performansi usaglasi sa strategijom za smanjenje troškova i da između ta dva ne dođe do konflikta.