Kada razmišljate o IT-ju, razmišljajte o ukupnim troškovima. Često se kompanije fokusiraju na inicijalne troškove nabavke i implementacije rešenje umesto na ukupne troškove. Takođe, kada razmišljate i o tome da ne uradite ništa, uključite i troškove takve odluke zbog koje se mogu javiti neefikasnosti. Izazov je odrediti ove stvari unapred, ali postoje načini. Na primer, pogledajte sledeću tabelu:
| Eksterni troškovi implementacije | Interni troškovi implementacije | Tekući troškovi |
|
|
|
Snizite adekvatne troškove
Troškovi IT-ja u nekoj kompaniji se sastoje od:
- Nediskrecioni troškovi. Ovo su operativni troškovi da bi kompanija uopšte radila. Ovi troškovi su rezultat prethodnih odluka o hardveru i softveru koji podržava poslovne funkcije implementirane tokom vremena. Uključuju troškove održavanja hardvera ili softvera ili troškove rada radi održanja postojećeg sistema u funkciji.
- Diskrecioni troškovi. Tipično, ovo uključuje projekte i unapređenja postojećeg okruženja. Ovi projekti su neophodni jer dodaju vrednost poslovanju, snižavaju troškove poslovanja i podržavaju poslovnu strategiju. Tu spadaju i napori da se unapredi efikasnost i snize budući operativni troškovi.
- Skriveni troškovi. Ovi troškovi nisu direktno povezani sa IT-jem ali su povezani sa kompanijom u celini. Ako IT ne može da reši neki problem, onda je potrebno angažovati dodatni hardver ili softver ili pojedince iz drugih delova kompanije da reše problem. Na primer,…
Na žalost, čak i samo održavanja vremenom raste. Kako infrastruktura stari, održavanje poskupljuje. Usaglašenost sa novim propisima i sigurnosnim aspektima, na primer, takođe doprinost povećanju troškova.
Tokom vrema, smanjenje nediskrecionih operativnih troškova dovodi do oslobađanja resursa za diskrecione projekte koji dodaju vrednost poslovanju. Sa jedne strane imamo kompanije koje troše 70-80% budžeta i resursa na operativne nediskrecione troškove, a sa druge imamo kompanije koje troše 40-50% budžeta na projekte i na taj način dodaju vrednost poslovanju. U čemu je trik? Snižavanjem operativnih nediskrecionih troškova oslobađa budžet, ali to je moguće tek po usvajanju najboljih praksi za smanjenje operativnih nediskrecionih troškova. Važno je identifikovati i pratiti nediskrecionu potrošnju. Sprovedite procenu svih ovih troškova i utvrdite gda ima prostora da se uštedi i optimizuje.
Veliki je pritisak na IT da doprinese poslovnim vrednostim kompanije uz sniženje troškova. Istraživanja pokazuju[1] da se troškovi održavanja (nediskrecioni troškovi) i trošvkovi projekata pod pritiskom sveukupnih snižavanja troškova. Diskreciono trošenje na svaki novi projekat mora doneti povećanje poslovne vrednosti. IT je suočen sa brdom projekata koji snižavaju poslovne troškove, unapređuju produktivnost korisnika, obezbeđuju konkurentnu prednost, implementiraju nove tehnologije i pomažu kompanijama da izdrže pritisak konkurencije. Održavanje, operativni troškovi i nediskreciono trošenje takoće osećaju pritisak jer IT mora odgovoriti na povećanje zahteva za regulativu, sigurnost, performanse, dostupnost, pouzdanost i povećanu brzinu zastarevanja tehnologije.
Kako nediskrecioni troškovi nisu opcioni, mnog kompanije se suočaaju sa ograničenjim da seku diskrecione troškove jer je to brže i jednostavnije. Ipak, diskreciono trošenje donosi poslovnu vrednost i unapređuje poslovanje. Dodatno, kompanije moraju napraviti mudar izbor nediksrecionih trošenja zato što u budućnosti to postaju nediskrecioni troškovi.
Skriveni IT troškovi mogu predstavljati značajan deo i procenat troškova, ali oni često prođu neprimećeno, nekontrolisano i čak se ni ne mere. Često se dešava da dok se „režu“ diskrecioni troškovi skriveni troškovi rastu jer korisnici nalate rešenja za svoje sopstvene probleme (primer ERP, ali se i dalje za svo izveštavanje koristi excell). Kompanija mora težiti donošenju onih odluka koje smanjuju nediskrecione i skrivene troškove tokom vremena!
[1] http://www.zdnet.com/blog/btl/cutting-software-maintenance-costs-101/17796